1. SoftwareBusiness SoftwareQuickbooksAccountant-Aktivitäten in QuickBooks Online Accountant

Von Elaine Marmel

Wirtschaftsprüfer müssen Transaktionen häufig neu klassifizieren, stornierte und gelöschte Transaktionen untersuchen, Rechnungen abschreiben und andere Aktivitäten ausführen. QuickBooks Online Accountant (QBOA) enthält Tools, die die Durchführung dieser Aktivitäten vereinfachen.

Öffnen Sie ein QBO-Kundenunternehmen, um die Tools anzuzeigen und zu verwenden, die QBOA den Buchhaltern zur Verfügung stellt. Klicken Sie dann in der QBOA-Symbolleiste auf die Schaltfläche Accountant Tools (die wie ein Koffer aussieht). QBOA zeigt das hier gezeigte Menü Accountant Tools an.

QBOA Buchhalter Tools

Die Seite Vorbereitung auf Steuern in QBOA

Mit dem Tool "Vorbereiten für Steuern" können Sie Konten anpassen und überprüfen, bevor Sie die Steuern des Kunden vorbereiten. Die Seite "Vorbereiten für Steuern" ersetzt die Seite "Testguthaben". Die Seite ist gut gestaltet, um Ihnen zu helfen, Konten zu finden, die zum Jahresende angepasst werden müssen, und um sie einfach zu erstellen, indem Sie einen Link zur Journalbuchungstransaktion bereitstellen.

Auf der angezeigten Seite wird zunächst eine Testbilanz angezeigt, die der hier gezeigten entspricht.

Registerkarte
  • Die Werte in der Spalte Unangepasster Kontostand sind auf der Seite gesperrt, um die Integrität der Daten zu gewährleisten. Wenn Sie auf das Karat neben den verschiedenen Überschriften klicken (z. B. Umlaufvermögen, Bankkonten usw.), können Sie auf den Link Anpassung vornehmen in der Spalte Aktionen neben einem entsprechenden Konto klicken, um Korrekturbucheinträge für zu erstellen dieser Account. Wenn Sie auf den Link klicken, öffnet QBOA ein Journaleintragsfenster, in dem Sie den Korrektureintrag aufzeichnen können. QBOA wählt dann automatisch den Eintrag Ist Korrekturjournal aus. Kontrollkästchen. Sobald Sie den Eintrag gespeichert haben, zeigt QBOA die Seite "Vorbereiten für Steuern" erneut an und zeigt an, dass Sie eine Änderung vorgenommen haben (siehe folgende Abbildung). Wenn Sie die Änderung akzeptieren, aktualisiert QBOA die Seite "Steuern vorbereiten", um Ihre Anpassung einzubeziehen. Darüber hinaus ändert QBOA die Spalte "Angepasster Kontostand" entsprechend Ihrer Anpassung.
  • Sie können auf einen beliebigen Dollarwert klicken, der als Link angezeigt wird, um einen Bericht aller Transaktionen anzuzeigen, aus denen dieser Saldo besteht. Aus dem Bericht können Sie einen Drilldown zu einer bestimmten Transaktion durchführen und diese bei Bedarf ändern. Nachdem Sie die Transaktion gespeichert und den Bericht erneut angezeigt haben, können Sie oben auf der Berichtsseite auf den Link Zurück zur Steuervorbereitung klicken, um die Seite Steuervorbereitung erneut anzuzeigen. QBOA gibt erneut an, dass Sie eine Änderung vorgenommen haben, und aktualisiert nach dem Akzeptieren der Änderung die Seite "Steuern vorbereiten", um die Änderung zu übernehmen. Mit dem Abwärtspfeil in der Spalte Aktionen können Sie Notizen hinzufügen und Dokumente an eine bestimmte Zeile anhängen. Dies hilft Ihnen, sich daran zu erinnern, warum Sie eine bestimmte Einstellung vorgenommen haben.

Wenn Sie ProConnect Tax Online, die cloudbasierte Steuervorbereitungssoftware von Intuit, verwenden, um die Steuererklärung eines Kunden zu erstellen, möchten Sie sicherstellen, dass die Konten Ihres Kunden den Zeilen in Steuerformularen ordnungsgemäß zugeordnet sind. Die Funktion "Für Steuern vorbereiten" ordnet die meisten Kontensalden automatisch den Positionen in Steuerformularen zu, die Sie für Unternehmen mit dem IRS-Formular 1120 (für Unternehmen) oder 1120s, Partnerschaften mit dem IRS-Formular 1065, gemeinnützige Organisationen mit dem IRS-Formular 990 und Einzelunternehmen mit dem IRS-Formular 990 einreichen IRS-Formular 1040. Für andere Unternehmensorganisationstypen können Sie Steuerformularzeilen manuell Konten zuweisen. Sie können auch manuell Zeilen in Steuerformularen für Konten zuweisen, die das Tool nicht erkennt, und Sie können die Steuerzeilenzuweisungen nach Bedarf ändern. Beachten Sie, dass die Schaltfläche Steuererklärung anzeigen nicht verfügbar ist, wenn Sie noch kein Steuerformular für die QBO-Kundenfirma ausgewählt haben.

Klicken Sie auf der Seite "Steuern vorbereiten" auf die Registerkarte "Steuerzuordnung", um die Seite anzuzeigen, auf der Sie die QBO-Unternehmensinformationen des Vorjahres direkt in Steuerformularen zuordnen können.

QBO-Steuermapping

Wenn Sie noch kein Steuerformular für das QBO-Unternehmen ausgewählt haben, werden Sie beim ersten Aufrufen der Registerkarte "Steuerzuordnung" aufgefordert, eines auszuwählen. Sie können auch auf die Schaltfläche Bearbeiten (den Stift) neben dem ausgewählten Formular unten links auf der Seite Steuern vorbereiten klicken und ein Steuerformular auswählen.

Klicken Sie zum Zuweisen eines Kontos zu einer Steuerformularzeile oder zum Bearbeiten der Zeile, der ein Konto zugewiesen ist, auf den Link Steuerzeile zuweisen. QBOA zeigt das Fenster Steuerzeile zuweisen auf der rechten Seite des Bildschirms an, das ein Listenfeld enthält, in dem Sie die entsprechende Steuerformularzeile auswählen und dann auf Speichern klicken.

Wenn Sie die Seite "Steuern vorbereiten" gelesen und Änderungen vorgenommen haben, können Sie auf die Schaltfläche "Steueroption auswählen" in der oberen rechten Ecke der Seite klicken und dann auf "Neue Steuererklärung erstellen" oder "Bestehende Steuererklärung aktualisieren" (je nach Bedarf) klicken, um die Informationen zu übertragen ProConnect Tax Online und erstellen Sie eine Steuererklärung. Sie zahlen nichts für die Verwendung der Funktion "Steuern vorbereiten". Sie zahlen nur, wenn Sie eine Rückmeldung von ProConnect Tax Online ausdrucken oder per E-Mail senden.

Wenn Sie ProConnect Tax Online nicht verwenden oder kein Steuerberater sind, haben Sie die Möglichkeit, die Anpassungen in eine CSV-Datei (Comma Separated Values) (von Excel lesbar) zu exportieren, damit Sie sie in eine separate Anwendung importieren können . Wählen Sie die Option CSV-Datei exportieren auf der Schaltfläche Steuererklärung auswählen.

Umgliederung von Transaktionen in QBOA

Wenn Sie im Menü Accountant Tools die Option Reclassify Transactions (Transaktionen neu klassifizieren) auswählen, wird die Seite Reclassify Transactions (Transaktionen neu klassifizieren) angezeigt (siehe folgende Abbildung). Auf dieser Seite können Sie Transaktionen neu klassifizieren, ohne sich Gedanken über das Abschlussdatum des Unternehmens machen zu müssen.

QBO Umklassifizierung von Transaktionen

Sie verwenden die Informationen im Abschnitt "Konten" auf der linken Seite und im Abschnitt "Transaktionen" auf der rechten Seite, um nach dem Datumsbereich und der Art der Konten (Gewinn und Verlust oder Bilanz) zu filtern, die Sie berücksichtigen möchten. Anschließend wählen Sie links auf der Seite ein Konto aus, und QBOA zeigt auf der rechten Seite Transaktionen an, die die Kriterien erfüllen. Sie können Transaktionen, die einen grünen Kreis anzeigen, einzeln oder als Gruppe neu klassifizieren.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Transaktionen neu zu klassifizieren:

 1. Legen Sie auf der linken Seite den Datumsbereich fest, den Sie zusammen mit der Abrechnungsgrundlage berücksichtigen möchten.

 2. Wählen Sie im Listenfeld Ansicht die Art der Konten aus, die Sie berücksichtigen möchten - Gewinn- und Verlustkonten oder Bilanzkonten.

 3. Klicken Sie in der Liste unter dem Listenfeld "Ansicht" auf ein Konto, um die Transaktionen dieses Kontos zu überprüfen.

Die Transaktionen auf dem Konto werden auf der rechten Seite angezeigt.

 4. Legen Sie über der Liste der Transaktionen auf der rechten Seite Filter fest, um die Arten von Transaktionen anzuzeigen, die Sie möglicherweise neu klassifizieren möchten.

Sie können Änderungen an Transaktionen vornehmen, die grüne Kreise anzeigen. Sie können auch auf eine Transaktion klicken, um sie in ihrem Transaktionsfenster zu öffnen und Änderungen daran vorzunehmen.

 5. Um mehrere Transaktionen gleichzeitig zu ändern, wählen Sie sie aus, indem Sie auf das Kontrollkästchen neben ihnen klicken.

 6. Aktivieren Sie unter der Liste der Transaktionen das Kontrollkästchen Für Transaktionen auswählen, ändern.

 7. Geben Sie in der Liste Konto zu ein anderes Konto an.

Wenn die Klassenverfolgung aktiviert ist, wird auch ein Feld zum Ändern der zugewiesenen Klasse angezeigt, genauso wie Sie ein Konto ändern können.

 8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu klassifizieren.

Überprüfung von stornierten und gelöschten Transaktionen

Sie können in dem Menü Accountant Tools auf Voided / Deleted Transactions klicken, um das Überwachungsprotokoll anzuzeigen. In der Standardansicht des Überwachungsprotokolls (siehe folgende Abbildung) werden Informationen zu den Transaktionen angezeigt, die storniert oder gelöscht wurden. Sie können jedoch auf die Schaltfläche Filter klicken, um verschiedene Filter zum Anzeigen anderer Arten von Transaktionen und Ereignissen festzulegen.

QBO Audit Log

Rechnungen ausbuchen

Wenn Sie im Menü "Buchhalter-Tools" die Option "Rechnungen abschreiben" auswählen, wird die Seite "Rechnungen abschreiben" angezeigt, auf der Sie Rechnungen anzeigen können, die Sie möglicherweise abschreiben möchten, und diese dann auf ein Konto Ihrer Wahl abschreiben können. Oben auf der Seite legen Sie Filter fest, um die Rechnungen anzuzeigen, die Sie überprüfen möchten. Wählen Sie das Alter der Rechnungen aus, um diese anzuzeigen

  • Größer als 180 Tage Größer als 120 Tage In der aktuellen Abrechnungsperiode In einem benutzerdefinierten Datumsbereich, den Sie festlegen

Sie können auch ein Kontostandlimit festlegen.

Wie in der folgenden Abbildung dargestellt, zeigt QBOA das Datum, das Alter, die Rechnungsnummer, den Kundennamen, den ursprünglichen Rechnungsbetrag und den noch fälligen Betrag auf der Rechnung an. Um Rechnungen zu verbuchen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Rechnungen. Wählen Sie dann unten auf der Seite das Konto aus, mit dem Sie die Rechnungen verbuchen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau und Verbuchen.

Die Abschreibungsfunktion nimmt in der aktuellen Periode keine Anpassungen vor. Stattdessen werden Anpassungen in der Periode vorgenommen, in der die Transaktion ursprünglich erstellt wurde. Dies kann sich negativ auf abgeschlossene Perioden auswirken. Informationen zum Abschreiben eines Artikels in einem geschlossenen Zeitraum finden Sie in diesem Online-Artikel.

Rechnungen in QBO ausbuchen

QBOA zeigt das in der folgenden Abbildung gezeigte Dialogfeld Confirm Write Off an. Wenn die Informationen im Dialogfeld korrekt sind, klicken Sie auf Abschreiben. Andernfalls klicken Sie auf Abbrechen.

QBO ausgewählte Rechnungen

Bücher schließen

Mit dem Befehl "Bücher schließen" im Menü "Buchhalter-Tools" rufen Sie die Seite "Erweitert" des Dialogfelds "Konto und Einstellungen" des QBO-Unternehmens auf (siehe folgende Abbildung). Sie können auf eine beliebige Stelle im Abschnitt "Buchhaltung" klicken, um die Felder in diesem Abschnitt zu bearbeiten, einschließlich des Abschlussdatums für die Bücher.

QuickBooks Online-Abschlussdatum

Sie können ein Abschlussdatum festlegen und dann Änderungen vor dem Abschlussdatum zulassen, nachdem QBO eine Warnung ausgegeben hat, oder Sie können ein Kennwort anfordern, um Änderungen vor dem Abschlussdatum einzugeben. Klicken Sie auf Fertig, um Ihre Änderungen zu speichern.

Überprüfen von Berichten in QBOA

QBOA enthält einige Berichte, die für Wirtschaftsprüfer von besonderem Interesse sind. Wenn Sie eine QBO-Kundenfirma öffnen und dann im Menü "Buchhalter-Tools" auf "Buchhalterberichte" klicken, wird die Seite "Berichte" angezeigt. Als Favoriten markierte Berichte werden zuerst angezeigt. Wenn Sie nach unten scrollen, werden alle Berichte in verschiedenen Gruppen angezeigt. Die Berichte in der Gruppe "Für meinen Buchhalter" (die meisten werden in der folgenden Abbildung angezeigt) sind möglicherweise von besonderem Interesse für Sie, da sie Berichte wie den Bericht "Angepasster Probesaldo", den Bericht "Journaleinträge anpassen" usw. enthalten. Achten Sie beim Auschecken dieser Berichte darauf, die Seite nach unten zu scrollen. Klicken Sie auf den Stern neben dem Bericht, um ihn als Favoriten zu markieren, damit einer dieser Berichte oben auf der Seite "Berichte" angezeigt wird (sodass Sie nicht nach unten scrollen müssen).

Wenn Sie im Menü "Buchhalter-Tools" die Option "Verwaltungsberichte" auswählen (oder auf die Registerkarte "Verwaltungsberichte" klicken, die auf der angezeigten Seite "Berichte" angezeigt wird), listet QBOA zwei benutzerdefinierte Berichte im Verwaltungsstil auf: "Grundlegende Unternehmensfinanzberichte" und "Erweiterte Unternehmensfinanzberichte". Beide Berichte enthalten eine Sammlung von Berichten mit einem eleganten Deckblatt und einem Inhaltsverzeichnis. Klicken Sie auf den Link Anzeigen in der Spalte Aktion, um sie entweder auf dem Bildschirm anzuzeigen oder als PDF-Dateien auf Ihren Computer herunterzuladen.

Der Expanded Company Financials-Bericht enthält die P & L-, Bilanz-, Kapitalflussrechnung- und die A / R Aging Detail- und A / P Aging Detail-Berichte. Der Basisbericht zu Unternehmensfinanzdaten enthält alle Berichte mit Ausnahme der Berichte zu Altersdetails. Wenn Sie in der Spalte Aktionen auf den Abwärtspfeil klicken und dann auf Bearbeiten klicken, können Sie entweder das Berichtspaket bearbeiten, um Berichte hinzuzufügen oder zu löschen, und das Erscheinungsbild der Seiten im Bericht ändern, einschließlich der Bestimmung, ob Seiten wie das Inhaltsverzeichnis im Bericht angezeigt werden . Mit demselben Abwärtspfeil in der Spalte Aktion können Sie diese Berichte per E-Mail senden, die Informationen in PDF-Dateien oder DOCX-Dateien exportieren und Kopien davon erstellen, sodass Sie Ihre eigenen Verwaltungsberichte erstellen können.

Es ist eine gute Idee, einen dieser Berichte zu kopieren, bevor Sie ihn ändern. Auf diese Weise behalten Sie den ursprünglichen Bericht bei, erstellen jedoch auch eine eigene Version davon.

Wenn Sie auf der Seite "Berichte" im Menü "Buchhalter-Tools" oder auf der Registerkarte "Benutzerdefinierte Berichte" die Option "Eigene benutzerdefinierte Berichte" auswählen, werden die benutzerdefinierten und gespeicherten Berichte angezeigt. Sie können auch im Menü "Buchhalter-Tools" auf "Berichtstools" klicken, um die Standardberichtsdaten und die Buchhaltungsbasis festzulegen. Sie können auch den Kontenabgleichsstatus für Bargeld- und Kreditkartenkonten anzeigen und Informationen zum Abschlussdatum des Unternehmens festlegen.

Beachten Sie, dass alle Änderungen, die Sie mit den Berichtstools vornehmen, alle Standardberichtsdaten und die Abrechnungsbasis zurücksetzen, auch wenn Sie den Bericht über den Bildschirm Berichte ausführen. Wenn für Ihren Bericht unerwartete Daten oder Abrechnungsgrundlagen verwendet werden, überprüfen Sie die unter Berichtstools festgelegten Werte.

Außerdem finden Sie im Menü "Buchhalter-Tools" den Befehl "Berichtstools". Wenn Sie diesen Befehl auswählen, zeigt QBOA die Seite Berichts- und Werkzeugstandards an, auf der Sie Standarddaten festlegen können, die Sie für Berichte und Werkzeuge in der QBO-Clientfirma verwenden möchten. Diese Standarddaten gelten nicht für Abrechnungsberichte, da die Abrechnung ein separates Produkt ist. Sie gelten auch nicht für Schnellberichte, die Sie auf der Seite "Kontenplan" ausführen. Der Zeitraum für die Schnellberichte wird automatisch vor 90 Tagen als Standard festgelegt.

Auf der Seite Standardwerte für Berichte und Tools wird auch angezeigt, ob die Bücher geschlossen sind, und es wird eine Schaltfläche zum Schließen der Bücher bereitgestellt. Auf der Seite wird der Abgleichsstatus von Bank- und Kreditkartenkonten angezeigt.

Ein kurzer Blick auf andere Buchhaltungstools in QBOA

Das Menü "Buchhalter-Tools" enthält einige andere Tools, die das Leben eines Buchhalters erleichtern, z. B. die Seite "Abgleichen". Auf dieser Seite können Sie ein von Ihnen ausgewähltes Konto abgleichen oder vorhandene Abstimmungsberichte überprüfen.

Außerdem können Sie im Menü "Buchhalter-Tools" die Option "Journaleinträge" auswählen, um das Fenster "Journaleintrag" anzuzeigen, oder "Kontenplan", um das Fenster "Kontenplan" anzuzeigen. Sie können auch den Befehl Neues Fenster verwenden, um schnell ein neues Fenster in QBOA zu öffnen.

Zuletzt können Sie im Menü "Buchhalter-Tools" die Option "ProConnect Tax Online" auswählen. Dadurch wird ein neues Browserfenster geöffnet und Sie gelangen zum Tax Hub von ProConnect Tax Online, in dem Sie den Status der Steuererklärungen Ihrer Kunden einsehen können. ProConnect Tax Online stellt eine Verbindung zu Ihrem QBOA-Konto her, ist jedoch ein separates Produkt mit eigenen Menüs in der Navigationsleiste.