1. SoftwareMicrosoft OfficeWie Sie von Office 365 aus in SharePoint zusammenarbeiten können

Von Peter Weverka

SharePoint ist die webbasierte Team-Collaboration-Plattform von Microsoft. Unternehmen verwenden SharePoint Online, um Dokumente zu speichern, Projekte zu verwalten und Kollegen die Zusammenarbeit zu ermöglichen.

SharePoint Online ist nicht unbedingt allgegenwärtig (überall vorhanden oder zu finden), aber es versucht es zu sein. SharePoint Online-Websites können von überall aus aufgerufen werden - von einem Desktop-Computer, einem Laptop, einem Tablet-Gerät oder einem Smartphone. Unabhängig davon, welches Gerät Sie verwenden, soll der Inhalt zugänglich und benutzerfreundlich sein.

In diesem Artikel wird SharePoint Online vorgestellt. Außerdem erfahren Sie, wie Sie sich auf einer Teamwebsite zurechtfinden, Dateien in Dokumentbibliotheken hochladen und damit arbeiten, Dateien für Kollegen freigeben, Dateien synchronisieren und Ihr Office 365-Profil aktualisieren.

Teamwebsites vorstellen

Eine SharePoint-Teamwebsite ist ein kollaborativer Arbeitsbereich, in dem Kollegen an denselben Dateien arbeiten, Projekte verfolgen und miteinander interagieren können.

Die Abbildung zeigt eine typische SharePoint Online-Teamwebsite im Office 365-Fenster. Diese Sites können unterschiedlich aussehen, je nachdem, wie Site-Administratoren sie eingerichtet haben, sie haben jedoch dieselben Tools gemeinsam. Eine Teamwebsite bietet die Möglichkeit, Office 365-Anwendungen zu öffnen, Dateien hoch- und herunterzuladen und mit Kollegen zusammenzuarbeiten. Auf diesen Seiten erfahren Sie, wie Sie sich bei einer Teamwebsite anmelden und sich auf dem Bildschirm zurechtfinden.

SharePoint Online-Teamwebsite

Anmelden bei einer Teamwebsite

Sie benötigen ein Kennwort und eine Netzwerkadresse, um sich bei einer SharePoint-Teamwebsite anzumelden. Diese Gegenstände erhalten Sie wahrscheinlich von Ihrem freundlichen Systemadministrator. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um sich bei einer SharePoint-Teamwebsite anzumelden:

  1.  Öffnen Sie einen Webbrowser und navigieren Sie zur Teamwebsite Ihrer Organisation. Wie die Webadresse Ihrer Teamwebsite aussieht, hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen einen eigenen Domainnamen (z. B. company.com) oder das Standardbenennungsformat von Office 365 (etwa yourcompany.sharepoint.com) verwendet.  Wenn Sie zur Eingabe von Anmeldeinformationen aufgefordert werden, geben Sie Ihren Benutzernamen ein, geben Sie Ihr Kennwort ein und klicken Sie auf OK. Was als Nächstes passiert, hängt davon ab, wie Ihre lokale Umgebung aussieht und wie der Administrator SharePoint konfiguriert hat. Sie können auf der Team-Website landen, ohne Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort eingeben zu müssen.

Sich in einer SharePoint Online-Teamwebsite zurechtfinden

Beachten Sie die obige Abbildung, wenn Sie eine typische Sharepoint-Teamwebsite besuchen:

  • App Launcher: Zum Starten von Office 365-Webanwendungen. Wegen seines Aussehens wird es manchmal das Waffelmenü genannt. Benachrichtigungen: Zum Empfangen von administrativen und benutzerdefinierten Benachrichtigungen. Einstellungen: Zum Ändern der Benutzereinstellungen. Welche Optionen Sie erhalten, hängt von Ihrer Berechtigungsstufe ab. Benutzermenü: Zum Anmelden, Abmelden und Anzeigen Ihres Profils. Site-Suche: Zum Auffinden von Inhalten auf der Site. Navigationsbereich: Zum Zugreifen auf beliebte Inhalte auf der Teamwebsite. Normalerweise bestimmt ein Site-Administrator, was im Navigationsbereich angezeigt wird. Listen: Zum Auflisten von Aufgaben, die erledigt werden müssen, einschließlich Projektarbeitselementen und allgemeinen Aufgaben. SharePoint bietet vorgefertigte Vorlagen für verschiedene Arten von Listen, von denen Sie in vielen Fällen Listenelemente bestimmten SharePoint-Benutzern zuweisen können. Dokumentbibliotheken: Zum Hosten von Dateien, die Sie und andere Teammitglieder öffnen und bearbeiten können.

Eine SharePoint-Website ist eine Website wie jede andere. Sie können in Ihrem Browser Lesezeichen für die Orte in SharePoint erstellen, die Sie häufig besuchen.

So arbeiten Sie mit Dokumentbibliotheken

Die Dokumentbibliothek ist das grundlegende Datenrepository auf einer SharePoint-Website. Lassen Sie sich nicht vom Word-Dokument täuschen. Sie können jeden Dateityp in einer Dokumentbibliothek speichern.

Verwenden Sie die Dokumentbibliothek, um Dateien für die Zusammenarbeit zu speichern. Auf diesen Seiten erfahren Sie, wie Sie Dateien in der Dokumentbibliothek öffnen, Dateien hochladen, gemeinsam bearbeiten und Dateien freigeben.

Öffnen einer Datei in einer Dokumentbibliothek

Befolgen Sie diese Schritte, um eine Datei zu suchen und zu öffnen:

  1.  Verwenden Sie die Navigationsleiste, um die zu öffnende Datei zu suchen und auszuwählen. Der Administrator hat möglicherweise eine Verknüpfung zur Dokumentbibliothek auf der Homepage der Teamwebsite oder an einer anderen Stelle auf der Website erstellt.  Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen (die drei Punkte) neben dem Namen der Datei, die Sie öffnen möchten. Ein Popup-Fenster wird angezeigt (siehe Abbildung). Es zeigt Ihnen eine Vorschau der Datei, damit Sie sicherstellen können, dass Sie die richtige öffnen.  Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Weitere Aktionen (drei Punkte). Die Abbildung zeigt, wo sich die Schaltfläche Weitere Aktionen befindet. Ein Popup-Menü mit allen möglichen Aktionen, die Sie mit der Datei ausführen können, wird angezeigt (siehe Abbildung).  Öffne die Datei. Sie können die Datei in einer Office-Desktopanwendung oder einer Office-Webanwendung öffnen:
  • Office-Desktop-Anwendung: Wählen Sie die erste Option im Popup-Menü. Wenn Sie sich beispielsweise mit einem Word-Dokument befassen, wählen Sie In Word öffnen. Die Datei wird auf Ihren Computer heruntergeladen, damit Sie dort daran arbeiten können. Änderungen, die Sie an der Datei auf Ihrem Computer vornehmen, werden automatisch in die in SharePoint gespeicherte Kopie hochgeladen. Office Web App: Wählen Sie die zweite Option im Popup-Menü, die Option mit dem Wort online im Namen. Eine Web-App wird geöffnet, damit Sie die Datei bearbeiten können.
SharePoint-Dokumentbibliothek

Hier ist eine Verknüpfung: Um eine Datei in einer Office Web App zu öffnen, klicken Sie einfach auf den Namen in einer Dokumentbibliothek.

So arbeiten Sie mit Kollegen an derselben Datei

Manchmal, wenn Sie versuchen, eine Datei zu öffnen, können Sie dies nicht tun, weil zuerst jemand da war. Administratoren entscheiden, ob mehrere Personen gleichzeitig eine Datei bearbeiten können.

Wenn eine Datei mehr als einen Editor zulässt, öffnen Sie mit den folgenden Schritten eine Datei, die gerade bearbeitet wird, und leisten Sie Ihre eigenen Beiträge:

  1.  Öffnen Sie eine Datei in der Dokumentbibliothek. Im vorherigen Thema in diesem Kapitel wird das Öffnen einer Datei erläutert. Die folgende Abbildung zeigt eine in der Word-Webanwendung geöffnete Word-Datei.  Suchen Sie nach Hinweisen darauf, dass die Datei gerade von einem Kollegen bearbeitet wird. Wie gezeigt, informiert Sie die Word-Webanwendung über den Namen (oder die Namen) anderer Personen, die an der Datei arbeiten. Wenn Sie genau hinschauen, können Sie auch die Cursorposition anderer Editoren sehen. SharePoint ist in Ordnung, wenn mehrere Personen an derselben Datei arbeiten.  Nehmen Sie Ihre redaktionellen Änderungen an der Datei vor.  Klicken Sie nach Abschluss der Bearbeitung auf die Schaltfläche "Zurück" des Webbrowsers oder auf "Office 365 App Launcher", um zur Teamwebsite zurückzukehren. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie Änderungen an einer Datei speichern möchten. Office 365 speichert Ihre Änderungen automatisch.
Gemeinsame Bearbeitung in SharePoint Online

So laden Sie Dateien in eine Dokumentbibliothek hoch

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Datei von Ihrem Computer in eine SharePoint Online-Dokumentbibliothek hochzuladen:

  1.  Wechseln Sie in SharePoint zu der Dokumentbibliothek, in die Sie die Datei hochladen möchten.  Klicken Sie auf Hochladen. Wie in der folgenden Abbildung dargestellt, wird das Dialogfeld Dokument hinzufügen angezeigt. Wenn die Schaltfläche "Hochladen" in einer Dokumentbibliothek nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Möglicherweise haben Sie keine Berechtigung zum Hochladen von Dateien.  Klicken Sie im Dialogfeld Dokument hinzufügen auf die Schaltfläche Dateien auswählen.  Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datei aus, die Sie hochladen möchten, und klicken Sie auf Öffnen. Sie können mehrere Dateien hochladen, indem Sie im Dialogfeld Öffnen mehrere Dateien auswählen.  Geben Sie im Dialogfeld Dokument hinzufügen ggf. Versionskommentare ein. SharePoint kann so konfiguriert werden, dass mehrere Versionen desselben Dokuments gespeichert werden. Ihr Administrator fordert Sie möglicherweise auf, Kommentare zur Beschreibung der von Ihnen hochgeladenen Datei einzugeben.  OK klicken. Überprüfen Sie, ob die von Ihnen hochgeladene Datei in der Dokumentbibliothek angezeigt wird.
Hochladen in die Dokumentbibliothek

Zum Hochladen von Dateien können Sie eine oder mehrere Dateien aus einem Datei-Explorer-Fenster auf Ihren Computer ziehen und in eine Dokumentbibliothek ablegen. Wie praktisch!

So teilen Sie Dateien mit Kollegen

Teilen bedeutet in der SharePoint-Terminologie, Mitarbeiter auf eine Datei aufmerksam zu machen, die sie bearbeiten können. Nachdem Sie eine Datei freigegeben haben, können Sie Kollegen per E-Mail benachrichtigen, dass die Datei freigegeben wurde. Manchmal gestatten Administratoren niemandem, eine Datei freizugeben. Wenn Sie jedoch Dateien freigeben können, gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Datei für einen Kollegen freizugeben:

  1.  Suchen Sie die Datei, die Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Suchen Sie nach den drei Punkten neben dem Dateinamen, um die Schaltfläche "Öffnen" zu finden. Ein Popup-Fenster wird angezeigt.  Klicken Sie unten im Popup-Fenster auf Freigeben. Sie sehen das Dialogfeld Freigeben, wie gezeigt. Büro-Einladung-Zusammenarbeit Einen Mitarbeiter zur Mitarbeit an einer Datei einladen.  Geben Sie den Namen der Person ein, mit der Sie die Datei teilen möchten. SharePoint öffnet eine Dropdown-Liste, sobald Sie mit der Eingabe beginnen. Sie können einen Namen aus der Liste auswählen.  Geben Sie eine beschreibende Nachricht ein. Sie können erläutern, worum es sich bei der Datei handelt und warum Sie sie freigeben möchten.  Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option "Anmeldung erforderlich". Deaktivieren Sie die Option "Anmeldung erforderlich", wenn Sie die Datei für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben möchten. Wählen Sie diese Option aus, um sicherzustellen, dass nur Mitglieder der Teamwebsite die Datei anzeigen können.  Wählen Sie die Option E-Mail-Einladung senden.  Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben.

Die folgende Abbildung zeigt, wie eine Freigabe-Nachricht für die Person aussieht, die sie empfängt. Der Empfänger kann auf die Schaltfläche Öffnen klicken, um die Datei zu öffnen und sie zu bearbeiten.

Eine Einladung zum Teilen einer Datei.

So zeigen Sie Dateien offline an

Manchmal kann Ihr Computer nicht auf das SharePoint Online-Portal zugreifen. Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie sitzen in einem Flugzeug und müssen einige Arbeitsdateien aktualisieren, sind jedoch nicht mit SharePoint verbunden. Um dieses Problem des Offline-Dokumentenzugriffs zu lösen, bietet Office 365 die Möglichkeit, Dateien zu synchronisieren. Durch die Synchronisierung können Sie auf SharePoint-basierte Dateien auf Ihrem lokalen Computer zugreifen und müssen sich keine Gedanken über eine Internetverbindung machen. Nachdem Sie sich wieder mit dem Internet verbunden haben (nachdem das Flugzeug gelandet ist), synchronisiert OneDrive die Dateien mit ihren Online-Gegenstücken.

Es ist wichtig zu verstehen, dass OneDrive zwei Kopien jeder Datei synchronisiert, eine in einer SharePoint Online-Dokumentbibliothek und die andere lokal auf Ihrem Computer gespeicherte Kopie.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um SharePoint-Dateien mit gleichnamigen Dateien auf OneDrive zu synchronisieren:

  1.  Suchen Sie in SharePoint die Dokumentbibliothek, die Sie mit Ihrem Computer synchronisieren möchten. Sie müssen nicht jede Teamwebsite-Dokumentbibliothek synchronisieren. Synchronisieren Sie nur die Dateien, auf die Sie offline zugreifen möchten.  Klicken Sie im Menü der Dokumentbibliothek auf Synchronisieren. Die folgende Abbildung zeigt, wo sich die Schaltfläche Sync befindet. Eine Popup-Benachrichtigung informiert Sie darüber, dass SharePoint den Inhalt der Dokumentbibliothek herunterlädt und mit Ihrem OneDrive for Business-Client synchronisiert.  Klicken Sie im Infobereich der Windows 10-Taskleiste auf das OneDrive-Symbol. Wie gezeigt, sieht dieses Symbol wie eine Wolke aus. Eine Liste kürzlich synchronisierter Dateien wird angezeigt, in diesem Fall Dateien aus der Dokumentbibliothek.  Klicken Sie im OneDrive-Fenster auf Ordner öffnen, um Ihre lokalen Dateikopien anzuzeigen. Ab sofort können Sie diese Dateien entweder lokal oder direkt von SharePoint aus bearbeiten. OneDrive synchronisiert alle Änderungen automatisch.

Weiterführende Informationen zu Office 365

Office 365 bietet den Bildschirm Löschen, um Ihr Profil zu aktualisieren und besser mit Teammitgliedern zu kommunizieren. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens kann es sehr hilfreich sein, sicherzustellen, dass Ihr Office 365-Profil auf dem neuesten Stand ist. Mitarbeiter können in Ihrem Office 365-Profil nachsehen, ob Sie für ein Projekt geeignet sind. Sie können in Ihrem Profil nachsehen, wie Sie zu finden sind. Der Delve-Bildschirm ist insofern ein bisschen wie ein Social Media-Portal, als er eine bequeme Möglichkeit zur Kommunikation mit Ihrem Team bietet.

Befolgen Sie diese Schritte, um tiefer in Office 365 einzutauchen:

  1.  Öffnen Sie in SharePoint Online das Menü Benutzer und klicken Sie auf Mein Profil. Das Benutzermenü befindet sich in der oberen rechten Ecke des Office 365-Bildschirms. Der Bildschirm "Löschen" wird wie gezeigt geöffnet.  Verwenden Sie die Steuerelemente im Bildschirm "Überarbeiten", um Ihr Profil zu aktualisieren und mit Kollegen zu interagieren. Sie können diesen Bildschirm anpassen, um sich Ihren Kollegen gegenüber präsentabler zu machen.  Klicken Sie auf Profil aktualisieren, wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben.